Time management triky pre efektívnu prácu z domu

V súčasnosti, aj kvôli pandémii koronavírusu, je práca z domu čoraz viac populárnejšia. Dokonca pre mnohých je jedinou možnosťou ako si zarobiť. Tento trend bude v budúcnosti rásť, pretože takáto práca poskytuje množstvo výhod pre zamestnanca, ale aj pre samotného zamestnávateľa. Má však aj svoje negatívne stránky, napríklad v podobe rôznych pokušení, ktoré ponúka domáce prostredie pri home office práci. Je tu preto potreba efektívnejšie spravovať svoj pracovný čas. Ako na to si povieme v našom článku.

 

 

Plán práce na každý deň

 Ako v klasickom zamestnaní, tak aj pri práci z pohodlia domova je najdôležitejšie urobiť si pracovný harmonogram na každý deň. Zvážte v ňom, koľko by mala každá pracovná úloha trvať a pokúste sa ju vhodne do svojho harmonogramu zaradiť. Dobrým nápadom je začať nový deň s jednoduchšími pracovnými úlohami a postupne sa prepracovať k tým náročnejším.

Cieľom je zabezpečiť, aby ste zbytočne čas nemíňali na úlohy, ktoré ide urobiť rýchlejšie. V opačnom prípade vám zostane menej času na tie, ktoré si vyžadujú viac pracovného času. Zároveň tým získate viac času na veci, na ktoré sa tešíte.

 

Použite kalendár alebo aplikáciu organizátora

Odhadnúť čas, ktorý budete na jednotlivé úlohy budete potrebovať, vám pomôže použitie papierového kalendára alebo aplikácie organizátora. Ak použijete aplikáciu, nezabudnite ju synchronizovať so všetkými svojimi zariadeniami. V prípade kalendára, do ktorého fyzicky píšete, zase pamätajte na zásadu jeho ľahkej dostupnosti. Umiestnite ho tak, aby ste ho mali stále na očiach.

 

Bonusový tip

Použite časovač alebo budík na nastavenie pripomienok. Pomôže vám to dodržať pracovný harmonogram. Najmä v prípadoch, kedy máte naplánovaných viac úloh.

 

Jedna vec po druhej

Multitasking znie teoreticky veľmi produktívne, ale iba v prípade, ak ste v tom skutočne dobrí. Prepínanie medzi úlohami vás totiž stojí čas, pretože pri každej zmene musíte svoj mozog prinútiť k novej myšlienke. Nehovoriac o tom, že môže byť ťažké získať impulz na dokončenie vecí, ktoré zostali nedorobené.

Preto sa zamerajte postupne iba na jednu úlohu a ak je to možné, tak ju aj dokončite. Nezabudnite pritom použiť časovač. Najmä ak máte v určitých hodinách naplánované úlohy, ktoré musíte bezpodmienečne urobiť.

Bonusový tip

Zamerajte sa na svoje silné stránky a nechajte si dostatok času na to, aby ste jednotlivé pracovné úlohy vykonali svojim vlastným pohodlným tempom.

 

Majte svoje správy pod kontrolou

Rovnako ako všetci ostatní s e-mailovou adresou, aj vy ste určite zahltení správami, ktoré sa na vás neustále valia. Ak však svoju doručenú poštu nedostanete pod kontrolu, budete jej otrokom. Môžete napríklad vytvárať filtre, aby sa e-maily od konkrétnych ľudí dostali do určených priečinkov – umožní vám to optimalizovať čítanie správ.

Štítky vám zase pomôžu uprednostniť, na čo treba reagovať ako prvé. Pomocou nich tiež môžete odkazovať na minulé reťazce správ. Dobrým nápadom je aj mazanie a odhlasovanie sa z marketingových e-mailov, aby ste nimi nestrácali čas. Cieľom je najmä znížiť rozptýlenie a zjednodušiť celý proces emailovej komunikácie.

 

Kategorizujte pracovné úlohy

Pri vytváraní denného plánu sa pokúste usporiadať svoje pracovné úlohy podľa jednotlivých kategórií. Ak máte napríklad v pláne uskutočniť telefónne hovory, pokúste sa ich vybaviť všetky naraz. Rovnakým spôsobom evidujte príjmy, riešte faktúry alebo ďalšie účtovné, či rozpočtové úlohy.

Podobne ako v prípade multitaskingu, je ťažké zmeniť smer myslenia tam a naspäť. Najmä ak si pracovné úlohy vyžadujú odlišné zručnosti. Prípadne ak musíte používať rôzne programy alebo webové stránky. Kategorizácia úloh vám tak pomôže minimalizovať čas a energiu, ktorú by ste inak venovali premýšľaniu o nich.

 

Vytvorte si rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom

Svoj denný harmonogram pri práci z domu však nestačí nastaviť iba na pracovné úlohy. Stanovte si, kedy vstanete, kedy sa naraňajkujete a kedy už budete zarezávať v práci. Tiež si určite, kedy budete mať obednú pauzu a ako dlhá bude. A samozrejme toto časové rozdelenie potom dodržujte.

 

VEDELI STE, ŽE: Niektorí personalisti uvádzajú, že na to, aby ste využili svoj pracovný čas efektívne, potrebujete z 8 hodín pracovať naplno aspoň 4 až 5 hodín.

 

Optimalizujte svoje domáce prostredie na prácu

Každý sa v klasickej kancelárii cíti ako v práci. Máte tam svoje miesto, svoj stôl, svoj počítač a svoje kancelárske potreby. Tak isto by to malo vyzerať aj u vás doma, aby ste pracovali naozaj efektívne. Tu rovnako budete potrebovať svoje miesto, ktoré bude len vaše a nikoho iného. A bude určené len na prácu.

Vaše pracovné miesto doma má zároveň iným členom rodiny signalizovať, že pokiaľ sa v ňom nachádzate a sedíte na svojej stoličke, tak aj pracujete. Potrebujete svoj pokoj na prácu a čo najmenej rušivých vplyvov. Inak sa s efektívnym time managementom môžete rozlúčiť.

Bonusový tip

Pokiaľ máte malé deti vysvetlite im, že keď nechodíte do práce, to ešte neznamená, že nemusíte pracovať. Ak to nepomôže a patríte k tým šťastnejším, ktorí majú celú miestnosť na prácu, možno by ste mali premýšľať nad zamknutím sa v nej. Jednoducho ako keby ste neboli doma.

 

Zhrnutie na záver

Záverom vám prinášame zhrnutie a zopár užitočných tipov, ako dosiahnuť efektívny pracovný time management:

• Sústreďte sa a majte jasnú predstavu toho, čo chcete na konci dňa dosiahnuť.
• Vysvetlite členom rodiny všetko o vašej práci a čo to znamená pracovať v domácich podmienkach. Zároveň si stanovte svoje podmienky práce tak, aby ste boli čo najmenej rozptyľovaní.
• Optimalizujte si doma svoje ideálne pracovné miesto. Vlastný stôl, stolička, počítač a kancelárske potreby sú nutnosťou. Zároveň sa uistite, že ich budete používať iba vy.
• Urobte si harmonogram práce a využívajte kalendár alebo aplikácie organizátora.
• Optimalizujte si svoju emailovú schránku. Používanie rôznych filtrov a štítkov je nutnosťou.
• Začatú pracovnú úlohu sa vždy snažte aj dokončiť.
• Jednotlivé pracovné úlohy si kategorizujte.

obrázky: freepik