Ako odpovedať na pohovore na otázku o konkrétnej pracovnej situácii

„Opíšte situáciu, keď ste museli vyriešiť problém.“ Pri takejto otázke samotné „som zodpovedný a viem komunikovať“ veľa nevysvetlí. Potrebujete pravdivý príklad, z ktorého bude zrejmé, čo sa stalo, za čo ste zodpovedali, ako ste postupovali a čo nasledovalo. Pripraviť sa dá aj bez veľkých úspechov či rokov praxe.

Najprv si ujasnite, na čo sa vás pýtajú

Otázka na konkrétnu situáciu dáva priestor ukázať schopnosť na udalosti, ktorú dokážete vysvetliť. Pri spolupráci bude podstatné, ako ste sa dohodli s ďalšími ľuďmi. Pri samostatnom rozhodovaní zase to, čo ste vyhodnotili a prečo ste si vybrali určitý postup. Rovnaký príbeh preto nemusí dobre odpovedať na každú otázku.

Všímajte si najmä sloveso: vyriešili, presvedčili, zorganizovali, priznali alebo zmenili. Pomôže vám vybrať udalosť, v ktorej ste niečo skutočne urobili. Keď otázke nerozumiete, požiadajte o spresnenie: „Máte na mysli problém so zákazníkom alebo aj problém pri organizácii práce?“ Krátke ujasnenie je užitočnejšie než dlhá odpoveď na inú tému.

Rozlišujte tiež otázku na minulosť od otázky na predstavu. „Čo ste urobili?“ vyžaduje vlastnú skúsenosť. Pri „Čo by ste urobili?“ môžete vysvetliť navrhovaný postup. Hypotetický príklad nevydávajte za udalosť, ktorú ste zažili.

Vyberte malú situáciu s jasným vlastným podielom

Pri príprave si otvorte pracovnú ponuku a vyberte požiadavky, ku ktorým máte skúsenosť. Potom si ku každej poznačte konkrétnu udalosť. Nemusí ísť o záchranu veľkého projektu. Použiteľný môže byť nesprávny podklad, zmena termínu, nedorozumenie v tíme alebo úloha, ktorú ste si museli najprv objasniť.

Pri každom námete si overte, či si pamätáte priebeh a dokážete oddeliť vlastnú prácu od práce ostatných. Veta „náš tím to zvládol“ necháva otvorenú otázku, čím ste prispeli vy. Doplňte preto svoju úlohu, no neprivlastňujte si rozhodnutie vedúceho ani výsledok kolegu. Ak ste iba pripravili podklady, povedzte práve to a vysvetlite, na čo poslúžili.

Vyhnite sa situácii, ktorú viete opísať iba prezradením dôverných informácií. Mená zákazníkov či interné sumy môžete nahradiť všeobecným označením, pokiaľ tým nemeníte podstatu. Ak ani tak neviete hovoriť zrozumiteľne a primerane, siahnite po inom príklade.

Odpoveď usporiadajte do štyroch častí

Na usporiadanie skúsenosti sa hodí metóda STAR opísaná britskou National Careers Service. Skratka označuje situáciu, úlohu, konanie a výsledok vrátane poučenia. Pri príprave si teda odpovedzte na tieto otázky:

• Čo sa dialo a prečo bolo potrebné konať?
• Za čo ste v danej situácii zodpovedali vy?
• Čo ste konkrétne urobili a prečo?
• Ako sa vec skončila a čo ste si z nej odniesli?

Nie je potrebné nahlas pomenovať jednotlivé časti. Poslucháč potrebuje rozumieť príbehu, nie počuť názvy políčok. Kontext skráťte na informácie, bez ktorých by vaše rozhodnutie nedávalo zmysel. Viac priestoru nechajte vlastnému postupu a výsledku. Ak opisujete organizáciu firmy dlhšie než samotné riešenie, skúste úvod zjednodušiť.

Výsledok nemusí byť percentuálny rast ani finančná úspora. Môže to byť včas odovzdaný podklad, opravená chyba alebo jasne dohodnuté rozdelenie úloh. Číslo použite iba vtedy, keď ho poznáte a viete vysvetliť, odkiaľ pochádza. Odhad označte ako odhad; ak meranie neexistovalo, nevyrábajte ho pre pôsobivejšiu odpoveď.

Modelová odpoveď: chýbajúci podklad pred termínom

Nasledujúca ukážka je vymyslený model štruktúry, nie skutočný príbeh uchádzača. Predpokladá administratívnu úlohu, pri ktorej pracovník zbiera podklady a vedúci schvaľuje zmenu termínu.

„Pri príprave týždenného prehľadu mi v dohodnutý deň chýbal podklad z jedného oddelenia. Mojou úlohou bolo skontrolovať úplnosť prehľadu a pripraviť ho vedúcemu. Najprv som si overil, či podklad nie je uložený na inom mieste, a potom som kontaktoval kolegu, ktorý ho pripravoval. Zistil som, že čaká na opravu vstupných údajov.

Vedúcemu som vysvetlil, ktorá časť chýba a ktoré časti už máme overené. Navrhol som poslať hotovú časť s jasným označením chýbajúceho údaja a zvyšok doplniť po kontrole. Vedúci tento postup schválil a dohodol s príjemcom nový termín doplnenia. Ja som upravil prehľad, označil neúplnú časť a po doručení údaja skontroloval jeho zapracovanie.

Hotové časti prehľadu tak boli k dispozícii v pôvodnom termíne, úplný prehľad až neskôr. Pri ďalšom spracovaní som si s kolegami dohodol priebežnú kontrolu dostupnosti podkladov, aby sme prípadné oneskorenie riešili skôr.“

Všimnite si hranicu medzi návrhom a rozhodnutím. Uchádzač navrhol riešenie, vedúci ho schválil. Odpoveď tiež neskrýva, že úplný výsledok meškal. Vlastnú skúsenosť dopĺňajte iba tým, čo sa naozaj stalo; uvedený model nie je text na prevzatie do osobného príbehu.

Čo povedať bez pracovnej praxe alebo pri neúspechu

Ak zatiaľ nemáte pracovnú skúsenosť, vyberte pravdivú situáciu zo školy, dobrovoľníctva alebo vlastnej aktivity. Aj kariérne odporúčania pripúšťajú príklady mimo zamestnania. Hneď však uveďte prostredie: „Z pracovnej praxe taký príklad nemám, ale podobnú situáciu som riešila pri školskom projekte.“ Následne vysvetlite, čo z nej súvisí s požadovanou schopnosťou.

Školský príklad nemusíte nafukovať do firemného slovníka. Ak ste rozdelili úlohy pri prezentácii a spojili odlišné podklady, pomenujte tieto kroky. Neoznačujte sa za projektového manažéra len preto, aby príbeh znel dôležitejšie. Užitočné sú aj obmedzenia: čo ste mohli ovplyvniť a o čom rozhodoval niekto iný.

Pri otázke na chybu vyberte skutočný neúspech, ktorý dokážete vecne rozobrať. Povedzte, čo ste prehliadli, ako ste zareagovali a čo ste následne zmenili. Ak náprava nevyriešila všetky dôsledky, priznajte aj to. Poučenie konkretizujte: namiesto „budem pozornejší“ napríklad opíšte kontrolu, ktorú ste odvtedy zaradili do postupu, ak ju naozaj používate.

Ak vhodnú skúsenosť nemáte ani mimo práce, nevymýšľajte si ju na mieste. Môžete povedať, že ste takú situáciu zatiaľ neriešili, a spýtať sa, či máte opísať svoj navrhovaný postup. Udržíte tak jasný rozdiel medzi tým, čo už viete doložiť, a tým, ako o probléme uvažujete.

Pripravte si oporné body, nie naučený monológ

Ku každému vybranému príkladu si napíšte krátke poznámky k situácii, svojej úlohe, krokom a výsledku. Potom si odpoveď povedzte nahlas. Skontrolujte, či z nej človek bez znalosti vášho pracoviska pochopí problém a dokáže pomenovať váš príspevok. Vynechajte skratky a interné názvy, ktoré by ste museli dlho vysvetľovať.

Pripravte sa aj na doplňujúce otázky: Prečo ste zvolili tento postup? Čo bolo najťažšie? Čo by ste dnes urobili inak? Odpovede vám ukážu, či poznáte príbeh do hĺbky, alebo ste si zapamätali iba pekné zhrnutie. Keď si detail nepamätáte, povedzte to otvorene.

Pri samotnom pohovore nechajte priestor na rozhovor. Po výsledku môžete odpoveď ukončiť a počkať na ďalšiu otázku. Dobre pripravený príklad umožňuje zrozumiteľne vysvetliť vlastnú skúsenosť; výberové rozhodnutie závisí aj od požiadaviek pozície a ďalších okolností.

Foto: Christina @ wocintechchat.com M / Unsplash.