Týchto 5 pracovných zlozvykov vás oberá o čas

Určite aj vy niekedy ľutujete to, že deň má iba 24 hodín. Hlavne keď máte veľa práce. Je pritom veľmi jednoduché dostať sa do stavu, ktorý nás vyčerpáva a znižuje pracovnú produktivitu. Do hry vstupujú rôzne vnútorné aj vonkajšie faktory žrútov pracovného času, Výsledkom toho je, že zostaneme frustrovaní a demotivovaní. V článku vám prinášame zoznam tých najdôležitejších a tiež tipy, ako s nimi zatočiť.

 

 

Rozptyľovanie

Určite ste to už zažili. Prídete do práce, urobíte si kvalitnú kávu z pražiarne, napríklad kávu Ethiopia Yirgacheffe a začnete vychutnávať. Zrazu ale ani nepostrehnete a hodina času je preč. Je veľmi ľahké pri príjemných činnostiach zabudnúť na čas. Preto je dôležité urobiť si pružný a precízny pracovný harmonogram, vrátane prestávok na kávičku a občerstvenie. A ten potom aj dodržiavať.

Je tu však i ďalší problém. V práci sme totiž často zasypávaní rôznymi rozptýleniami, ktoré zapríčiňujú prerušenie našej pracovnej aktivity. Napríklad si v návale práce spomeniete, že potrebujete zavolať svojej spolubývajúcej, či nezabudla vášmu psíkovi nachystať jeho obľúbené granule pre psy Dog’s Chef. Výsledkom je strata pozornosti, energie a najmä pracovného času.

Preto pokiaľ chcete odstrániť faktory, ktoré vás pri práci rozptyľujú, nájdite si pokojné miesto na prácu. Hlavne v prípade pracovných projektov, ktoré si vyžadujú vysokú mieru sústredenia. Tiež je dôležité stanoviť si konkrétne časové obdobia na jednotlivé úlohy. Samozrejmosťou by malo byť aj vyhradenie času  na kontrolu emailov, či telefonických hovorov, výlučne medzi týmito obdobiami.

 

Multitasking

Všeobecne prijímaný názor o tom, že multitasking je pre efektivitu práce super nástroj, je žiaľ mylný. Musíte byť v tom naozaj veľmi ale veľmi dobrí, aby priniesol želaný efekt. Človek, ktorý neustále prechádza z jednej činnosti do druhej, potrebuje totiž čas na resetovanie mysle a nastavenie nových myšlienkových prúdov.

Samozrejme platí, že čím zložitejšie úlohy v danom čase riešime, tým väčšie potom budú aj časové náklady s tým spojené. Následne potom môže byť tiež náročné získať impulz na dokončenie vecí, ktoré zostali nedorobené.

Rozhodne efektívnejšie je prestať robiť činnosti, ktoré so sebou neprinášajú návratnosť investície vášho času. Radšej sa pokúste vopred odhadnúť, ako dlho budú jednotlivé pracovné aktivity trvať. Následne si potom vyčleňte konkrétne časové úseky v kalendári a jednotlivé úlohy riešte jednotlivo počas tých stanovených a časovo obmedzených období.

 

Bonusový tip

Vybranú jednu úlohu v danom čase sa snažte aj dokončiť. Užitočnou pomôckou je časovač v akejkoľvek forme (telefón, stopky, budík….). A to najmä v prípade, ak máte v určitých hodinách naplánované úlohy, ktoré musíte bezpodmienečne urobiť.

 

Chaos na pracovisku

Nie je žiadnym tajomstvom keď povieme, že organizovanie a mať prehľad vo svojich pracovných veciach, je pre efektívnosť jedným zo základných pilierov. Pritom organizovanie vecí potrebných na prácu nemusí nutne znamenať, že všetko bude uložené prehľadne v daných súboroch, šanónoch, či záložkách.

Dôležitejšie je, aby ste vedeli rýchlo nájsť to, čo práve potrebujete. Vytvoriť si tak svoj vlastný systém „poriadku v neporiadku”. Ušetríte tým more času pri hľadaní dôležitých informácií, či dokumentov. Na organizovanie pracovných činností zase môžete využiť šikovnú aplikáciu organizátora. Nezabudnite si ju však synchronizovať so všetkými svojimi zariadeniami.

 

Bonusový tip

Jednotlivé úlohy si kategorizujte a snažte sa ich vybavovať po blokoch. Pomôže vám to minimalizovať čas a energiu, ktorú by ste inak venovali preskakovaniu medzi jednotlivými typmi pracovných úloh.

 

Puntičkárstvo

Každý chce byť perfektný a dokonalý vo všetkom, čo robí. Niekedy je to ale na škodu. Neustála snaha robiť všetko na sto percent môže byť totiž extrémne vyčerpávajúce a často aj zbytočné. Puntičkárstvo nás tak často psychicky i časovo zaťažuje. Pritom jeho prínos k celkovému výsledku práce nemusí byť taký, ako by sme očakávali.

Samozrejme, nechceme tým tvrdiť, že snaha o dokonalosť je zbytočná a zlá. Treba si však uvedomiť, že pojem dokonalosti je ťažko definovateľný a nedosiahnuteľný cieľ, ktorý vnímame veľmi subjektívne. Preto je lepšie si stanoviť objektívne kritériá kvality a definovať štandardy práce. Budete si tak môcť povedať, kedy už je nutné v práci povedať dosť, pretože už je ďalej zbytočné vylepšovať to, čo ste doposiaľ urobili.

 

Bonusový tip

Naučte sa opýtať samých seba, či sú výsledky vašej práce dostatočne dobré. Zbytočne neinvestujte čas a energiu do ďalšieho úsilia, ktoré už nie je potrebné.

 

Prílišná ústretovosť

Všetci to poznáme. Snažíme sa byť dokonalý v každom smere a k tomu patrí aj pestovanie dobrých vzťahov na pracovisku. Preto často ľudia robia v tomto smere viac, ako naozaj chcú. Jedným z dôvodov môže byť napríklad to, že nechcú iných sklamať tým, že im  povedia „nie“. Dokonca niekedy máme pocit, že ani nemáme na výber. Avšak neustála pomoc druhým znamená vaše rozptyľovanie a zníženie efektivity vlastnej práce.

Preto adekvátnym spôsobom povedať „nie“ rozhodne nemusí byť prejavom neochoty. Naopak, svedčí to o tom, že svoju vlastnú prácu beriete vážne a zodpovedne. V prípade, ak vás niekto o niečo požiada, je rozumné vyhnúť sa automatickému súhlasu. Lepšie je odpovedať tým, že si najskôr musíte preveriť svoje vlastné pracovné plány a kalendár aktivít. A že až potom, keď budete mať všetko voľné,  môžete pomôcť s úlohou. Jednoducho, nehovorte „áno“, keď v skutočnosti myslíte „nie“. Ušetríte tým more času.

 

Bonusová rada na záver

Veľa pracovného času vám dokáže ušetriť aj optimalizovanie emailovej schránky. Používanie rôznych filtrov a štítkov je vítanou pomocou, ako si zjednodušiť emailovú komunikáciu.

obrázky: pixabay